Aide aux bureaux

1. Ouvrir votre tableau de bord

Connectez-vous depuis « Connexion bureau ». Vous arrivez directement sur « Mon bureau » : chaque guichet rattaché à votre compte y affiche ses tickets du jour, son taux de paiement et sa prochaine heure d'appel.

2. Créer vos créneaux d'appel

Dans « Gérer » puis l'onglet « Calendrier », choisissez un jour, une heure, le nombre de places et, si besoin, une note (« Guichet 3 — dépôts de dossiers »). Les clients ne réservent alors que sur ces heures ; sans créneau, la file suit automatiquement vos horaires d'ouverture.

3. Ouvrir la file du jour

L'onglet « File » liste les tickets classés par numéro, avec le nom du client, l'heure du créneau et le statut de paiement. Le bouton « Appeler le prochain » reste accessible au pouce en bas de l'écran.

4. Appeler manuellement

Vous avez de l'avance ou un guichet libre ? Le bouton « Appeler manuellement » fait passer n'importe quel ticket en attente à « Appelé » tout de suite, sans attendre l'heure fixée. Le client est prévenu immédiatement.

5. Envoyer le message WhatsApp

Dès qu'un ticket passe à « Appelé », WhatsApp s'ouvre avec le message « C'est votre tour » rédigé dans la langue officielle du pays du guichet. Si le client n'a pas de numéro, seule la notification est envoyée. Sans réseau, le message est mis de côté et part automatiquement au retour de la connexion.

6. Relancer ou marquer absent

Un ticket appelé depuis plus de cinq minutes sans réponse apparaît dans l'encadré orange « Appelés sans réponse » : relancez l'appel (nouvelle notification + WhatsApp) ou marquez « Absent » pour passer au suivant.

7. Consulter la fiche client

Le bouton « Client » ouvre sa fiche complète : coordonnées, historique de réservations, paiements et heures d'appel. Pratique pour vérifier un règlement ou un rendez-vous manqué.

8. Suivre vos résultats

L'onglet « Stats » affiche les tickets par jour, le taux de paiement, les recettes dans la devise de votre pays et l'évolution de vos abonnés.

Puis-je fixer plusieurs heures d'appel le même jour ?

Oui. Ajoutez autant de créneaux que nécessaire, chacun avec son propre nombre de places.

Que se passe-t-il si je n'appelle personne ?

À l'heure d'ouverture, le premier ticket en attente passe automatiquement à « Appelé » et le client est prévenu.

Le client doit-il avoir WhatsApp ?

Non. Il reçoit toujours une notification dans l'application et une alerte sur son téléphone, même hors connexion. WhatsApp est un rappel supplémentaire.

Comment supprimer un créneau devenu inutile ?

Dans l'onglet « Calendrier », l'icône corbeille retire le créneau ; les réservations déjà prises restent valables.